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Gestión de la prevención de riesgos laborales en la pequeña y mediana empresa

1. Introducción


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Riesgo químico: sistemática para la evaluación higiénica.
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Objetivos

El objetivo de este texto es facilitar, a modo de guía, el diseño de las actuaciones y procedimientos que permitan conformar el Sistema de Prevención de Riesgos Laborales de la empresa, basándose en las directrices y exigencias de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, la Ley 54/2003 de Reforma, el RD 39/1997 por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención, modificado por el RD 604/2006, el RD 171/2004 en materia de coordinación de actividades empresariales y los reglamentos específicos en materia de Prevención de Riesgos Laborales. Este texto se dirige especialmente a la pequeña y mediana empresa, PYME, y por ello únicamente se han recogido aquellos aspectos más relevantes, no sólo por su exigencia reglamentaria, sino también por su utilidad.

Hay que tener en cuenta que la Prevención de Riesgos Laborales, por lo que comporta de atención a las condiciones de trabajo de las personas, constituye un medio determinante para alcanzar niveles óptimos de calidad de productos y procesos, contribuyendo con ello a que la empresa sea eficiente y competitiva. Sólo con personas cualificadas y motivadas se puede lograr el nivel de innovación, creatividad y compromiso que las organizaciones necesitan. La prevención y en general la atención a las condiciones de trabajo, regida por principios éticos, es la mejor manera para lograr la confianza de los trabajadores, reforzar el liderazgo de los directivos y demostrar ante la sociedad el nivel de responsabilidad social asumido en materia laboral.

Para diseñar e implantar un Sistema de Prevención eficaz, en primer lugar hay que QUERER hacerlo. La dirección debe actuar de acuerdo con las exigencias reglamentarias, pero además debería entender su valor y su contribución al buen funcionamiento de la empresa. Una definición clara de compromisos y objetivos contribuirá a tal empeño y un buen asesoramiento externo debería ayudar a descubrirlo. En segundo lugar y en coherencia con lo anterior, hay que PODER hacerlo, o sea es necesario disponer de los recursos necesarios tanto materiales como organizativos para conducir el proyecto a buen término, aprovechando en gran medida los medios con los que la empresa cuenta. En tercer lugar hay que SABER hacerlo, siendo necesarios los conocimientos y destrezas en materia preventiva, acorde con las características de la empresa y riesgos laborales a los que debe enfrentarse. Finalmente, también hay que DEMOSTRAR, interna y externamente, que lo que estamos haciendo, además de cumplir la legalidad, es útil personal y colectivamente a todos los miembros de la organización. Sólo así, los cambios de actitudes serán favorables a la mejora de las condiciones de trabajo y a los intereses empresariales, asentando una verdadera cultura preventiva. Lamentablemente estos cuatro círculos no se solapan debidamente y el espacio común entre los mismos es reducido, por lo que la eficacia del sistema también es limitada. Por razones de eficiencia en la administración de sus recursos, la empresa debiera procurar avanzar gradualmente integrando debidamente tales cometidos.

 

 

La prevención de riesgos laborales es una parte del sistema de gestión empresarial al que debe estar integrado. Por ello, debe ser coherente con el conjunto de actuaciones y sistemas de la empresa con los que ha de estar vinculada y con los que existen profundas interrelaciones, como la calidad, el medio ambiente y la innovación, todos ellos orientados a minimizar riesgos y optimizar recursos.

A su vez el Sistema de Prevención de Riesgos Laborales, de acuerdo con la legislación, ha de estar debidamente documentado. Los procedimientos de las diferentes actividades preventivas constituyen un recurso básico para lograr que los diferentes miembros de la organización se impliquen en la prevención y ésta se integre en la actividad laboral. Ello resulta imprescindible para estimular, formar y controlar el cumplimiento de lo previsto. Este texto pretende facilitar la redacción de procedimientos sencillos de las principales actuaciones a desarrollar.

 


RAZONES PARA QUE LOS EMPRESARIOS
Y DIRECTIVOS GESTIONEN EFICAZMENTE
LA PREVENCIÓN

  • ECONÓMICAS. La no Prevención, como la no Calidad, genera costes ocultos muy altos en la empresa que pueden incluso llegar a dañar su reputación. El principal activo de una organización y lo que la diferencia de las demás son las personas y el capital intelectual. Los accidentes de trabajo y otros daños laborales son indicadores claros de ineficiencia. Una gestión eficaz convierte los costes de la Prevención en una inversión rentable y en un valor en alza.
  • LEGALES. Es impensable que una empresa pueda subsistir ante la Administración y la misma sociedad incumpliendo la reglamentación que establece los mínimos a respetar. Su cumplimiento, gestionado con principios de eficiencia, ha de generar resultados positivos a todos los niveles.
  • ÉTICAS. Contribuir a que una organización respete valores cívicos, respetando la dignidad del trabajo y generando riqueza y bienestar de todos sus miembros, es motivo de orgullo y satisfacción profunda de quienes la dirigen. Ahí radica el gusto del trabajo bien hecho que enriquece a quienes lo gestionan y lo ejecutan. El respeto a principios éti­cos es además una creciente exigencia de la sociedad.
  • SOCIALES. En sociedades democráticas los ciudadanos y en general los consumidores desean conocer mejor a quienes les suministran sus productos y servicios. Quieren saber cómo y en qué condiciones éstos se producen, y no es­tán dispuestos a aceptar abusos de ningún tipo. Es evidente que se quiera estar más cerca de las personas y organizaciones responsables y se rechace a quienes no lo son.

 

En cada uno de los capítulos de este libro se exponen una serie de criterios de aplicación, para que la empresa los adecue al sistema que haya decidido establecer, en coherencia con su organización y con los otros sistemas de gestión que tenga implantados. Además, se proponen una serie de modelos de registro o fichas para poder recoger los datos e informaciones de interés en el desarrollo de las correspondientes actividades. Se han incluido a modo de ejemplo aquellos registros que se consideran necesarios o muy aconsejables para una pyme. Al final de cada tema se muestra un cuestionario básico para medir el grado de cumplimiento y las medidas a tomar para mejorar su situación.

A raíz de la modificación en la Ley de Prevención de Riesgos Laborales efectuada por la Ley 54/2003, para conformar un Sistema de Prevención de Ries­gos Laborales se requiere la elaboración de un Plan de Prevención como medio para conseguir la efecti­va integración de la prevención en toda la empresa, objetivo prioritario de la reforma normativa de di­cha Ley de Prevención. El compromiso y apoyo del empresario (o dirección de la empresa), así como su divulgación a todos los trabajadores, son factores clave del éxito del sistema preventivo.

Hay que destacar la importancia de la participación de los trabajadores en el conjunto de las actividades preventivas, factor determinante para la eficacia del propio sistema preventivo. Por ello es necesario que los representantes de los trabajadores participen desde su inicio en el propio diseño y seguimiento del sistema.

 

Retos preventivos y oportunidades de la PYME

La pequeña empresa tiene un papel clave en nuestra economía y en la ocupación de mano de obra, ya que aproximadamente la mitad de la población ac­tiva está en empresas de menos de 50 trabajadores. Es indispensable para llevar a cabo acciones que las grandes empresas no pueden desarrollar, bien por­que no tienen la capacidad o flexibilidad necesaria, bien porque precisan una complementariedad en algo de lo que carecen.

Los sistemas de gestión de la prevención en la pymerequieren estrategias adecuadas que, adecuándose a cada realidad empresarial, aprovechen sus potencialidades, enfrentándose a sus retos. Veámoslos a continuación.

 

El sistema de prevención de riesgos laborales

Basándonos en la Ley de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL) y en el Reglamento de los Servicios de Prevención (RSP), destacaremos una serie de elementos y aspectos clave que ayuden a definir el sistema preventivo que la empresa vaya a desarrollar de acuerdo con sus características y necesidades.

El Sistema de prevención de riesgos laborales es el sistema de gestión de la prevención que resulta de la integración de ésta en el Sistema general de gestión de la empresa. Ello implica describir las funciones y actividades e interrelaciones en materia preventiva, de las diversas unidades del Sistema general de gestión, siempre basándose en la mejora continua de acuerdo con el art. 14 LRPL «el empresario desarrollará una acción permanente de seguimiento de la actividad preventiva con el fin de perfeccionar de manera continua las actividades de identificación, evaluación y control de los riesgos que no sehayan podido evitar y los niveles de protección existentes y dispondrá lo necesario para la adaptación delas medidas de prevención...».

De acuerdo con la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, las empresas deben desarrollar los procedimientos necesarios para llevar a cabo un sistema que gestione la prevención de acuerdo con la legislación aplicable y adaptándose a las características y cultura de cada organización. El logro y mantenimiento de este objetivo, así como garantizar unas condiciones de trabajo seguras y saludables, determinará la eficacia del sistema.

 


UNAS BUENAS BASES PARA ESTABLECER EL
SISTEMA PREVENTIVO SERÍAN LAS SIGUIENTES:

  • Sensibilizar a la dirección para que defina una política de empresa cuyo pilar sean las personas y el capital intelectual que generan, factores clave de competitividad. La prevención debe surgir como necesidad, no solo como una obligación legal. Una declaración de principios y compromisos, regidos por valores éticos, ayudará a marcar el camino de las actuaciones. El compromiso visible de la dirección es determinante del cambio de actitudes.

  • Designara un buen profesional con capacidades de liderazgo y sensibilidad social para que ejerza, además de sus funciones, la de coordinación y control de las acciones preventivas. Facilitarle los conocimientos y competencias necesarias.
  • Cuidar del aprendizaje preventivo a través de las propias actividades y procedimientos preventivos, que habrían de ser gradualmente implantados, para mejorar en todos los ámbitos. Su claridad, sencillez y valor pedagógico son fundamentales.
  • Enriquecer en términos preventivos las actividades de gestión que la empresa viene realizando habitualmente, por ejemplo, sus reuniones de planificación y control. Es siempre más fácil mejorar algo que ya funciona que implantar algo nuevo.
  • Implicar plenamente a mandos y trabajadores en la acción preventiva, integrando la prevención en sus funciones y cometidos. La participación es la puerta a la integración e implicación.
  • Disponer de la asistencia técnica de un Servicio de Prevención Ajeno de reconocida calidad
  • Garantizar la participación y apoyo de los representantes de los trabajadores en todo el proceso preventivo.
  • Contar con un buen asesoramiento externo, a través de un Servicio de Prevención Ajeno, cuando no se disponga de los medios suficientes.

 

En cumplimiento de este mandato, el sistema de gestión debe estar documentado y mediante los registros documentales se podrán medir los resultados de las actividades realizadas y controlar su eficacia, lo que resulta fundamental para llevar a cabo el proceso de mejora continua en el que la organización debe estar inmersa, tal y como se ha mencionado.

Para diseñar el sistema de Prevención se puede recurrir a las directrices de la OIT (Organización Internacional del Trabajo) que gozan de gran flexibilidad a la hora de adaptarlas a cada tipo de empresa. También se puede recurrir a las normas OHSAS 18000, más precisas que las anteriores, dado que con ellas se puede llegar a la certificación. Hay que tener en cuenta que en ambos casos se trata simplemente de buenas referencias a considerar y que la empresa debe cumplir la reglamentación vigente mediante el sistema de Prevención adoptado. En todo caso, el marco reglamentario ya aporta suficientes directrices para poder desarrollar un sistema preventivo eficaz sin tener que recurrir a otras normas. Este texto ha sido elaborado persiguiendo este fin.

Si la empresa está actuando bajo principios de calidad, por ejemplo con procedimientos como los exigidos por las Normas ISO 9000 e ISO 14000, de Calidad y Medio Ambiente, respectivamente, en todos los documentos derivados se debería incorporar la Prevención de riesgos. La pyme debería actuar con los procedimientos documentales estrictamente necesarios. Razones obvias de racionalidad y simplicidad abogan por la integración de sistemas, es decir, que se integren como subsistemas en el sistema de gestión general de la empresa. Por otra parte, la experiencia nos demuestra las profundas coincidencias entre tales sistemas, su complementariedad y especialmente el efecto sinérgico que generan. La empresa que está desarrollando un sistema normalizado de calidad tiene más facilidad de desarrollar eficazmente un sistema de prevención de riesgos laborales y viceversa. No olvidemos que la calidad global de productos y procesos no puede alcanzarse más que con la contribución abierta de los trabajadores y nunca a su costa.

La forma de implantar este sistema de prevención hasta aquí descrito será a través de un Plan de Prevención de Riesgos Laborales que se desarrollará a partir de un análisis de las características de la empresa, del diseño del sistema de prevención, de su implantación y de la revisión y mejora del mismo. Por tanto, las actividades descritas en este Plan serán las necesarias para implantar y consolidar el Sistema de prevención.

El Plan de Prevención es un documento de vigencia temporal que será aprobado por la dirección de la empresa, asumido por toda su estructura organizativa y por tanto todos sus trabajadores deberán tener conocimiento del mismo. De acuerdo con el Reglamento de los Servicios de Prevención constará de los siguientes apartados:

El Plan de Prevención no debe basarse en un mero cumplimiento formal, tampoco es un documento cerrado, sino que su implantación y aplicación estará encaminada a conseguir la efectiva consecución de la efectiva integración de la prevención. Es primordial que cada persona asuma sus responsabilidades preventivas, desde la gerencia, técnicos y mandos intermedios hasta los trabajadores, de acuerdo con las funciones establecidas. Todas y cada una de las personas han de sentirse parte de la organización y a la vez, parte imprescindible con cometidos en el propio sistema, para su desarrollo exitoso. Es, junto con el compromiso de la dirección, una de las condiciones necesarias para llevar a cabo la implantación y el funcionamiento eficaz del sistema preventivo. Mediante hechos constatables el empresario debería demostrar la importancia que le otorga a la Prevención y a los miembros de la organización. A eso se le suele llamar compromiso visible y es esencial para generar cambios favorables de actitudes.

Se apuntan a continuación algunas acciones concretas para dar ejemplo y demostrar dicho compromiso:

Para llevar a término el Plan de Prevención se procederá a realizar la Evaluación de Riesgos y, en el caso de que se pongan de manifiesto situaciones de riesgo, la Planificación de la Acción Preventiva, de acuerdo con lo que establece la Ley de Prevención de Riesgos Laborales. Ambos son los dos instrumentos esenciales del Plan.

 

 

La identificación de riesgos y la consiguiente evaluación de los riesgos que no han podido ser eliminados, ya sea inicialmente o cuando se generen cambios en las condiciones de trabajo, es la actividad central del sistema, a partir de la cual se establecerá la planificación preventiva para el control de los riesgos (art. 16 LPRL). Esta evaluación debe quedar debidamente documentada a los efectos establecidos en el artículo 23 de la citada Ley, que establece la documentación necesaria que ha de elaborarse. La metodología de evaluación que se aplique habrá de permitir clasificar los riesgos en función de estándares establecidos para así poder priorizar medidas para su eliminación o reducción.

Una vez identificados y evaluados los riesgos habrá que planificar las actividades preventivas para su debido control, de acuerdo con el art. 9 del RSP que establece que se especificarán los medios humanos y materiales necesarios, así como la asignación de los recursos económicos precisos para la consecución de los objetivos propuestos.

En el correspondiente documento se recogerán cada una de las acciones y medidas preventivas necesarias para eliminar, reducir o controlar los riesgos, las cuales serán proporcionales al nivel de riesgo y número de trabajadores afectados en cada caso y se concretarán para cada una de ellas aspectos tales como: quién la ejecutará y cuándo, quién controlará su eficacia, así como su prioridad de ejecución.

Una vez se hayan adoptado, se establecerán los controles que sean necesarios para ratificar si son las adecuadas o deben ser sustituidas por otras más convenientes.

La fase de ejecución y seguimiento se caracteriza por llevar a la práctica todo lo planeado en las fases anteriores. Disponer de procedimientos documentados para el desarrollo del conjunto de actividades preventivas va a permitir el proceso de formación y

aprendizaje para que las personas implicadas aprendan, las hagan de acuerdo a lo previsto y finalmente se pueda evaluar la eficacia de lo realizado basándose en los resultados alcanzados. La implantación de las diferentes actividades preventivas debe ser gradual a fin de facilitar que mandos y trabajadores las integren en sus cometidos adecuadamente, valorando su importancia.
Todo el conjunto de actividades preventivas deberá desarrollarse bajo la debida coordinación, con el fin de que la prevención se implante de manera integrada, teniendo en cuenta tanto las relaciones interdepartamentales como entre empresas.

El sistema preventivo debe establecer unos mecanismos de control que permitan al empresario verificar si los objetivos se cumplen . El análisis estadístico de la siniestralidad y demás tipos de fallos, así como la auditoría interna, de los elementos fundamentales del sistema, permitirán evaluar su eficacia y las mejoras a efectuar. Ello sin menoscabo de las auditorías reglamentarias que cada cuatro años, o dos para actividades que figuran en el Anexo I del RSP, deben realizarse en las empresas que no hayan concertado el Servicio de Prevención con una entidad especializada (art. 30.4 RSP).

Cada uno de los capítulos de este texto contempla los diferentes elementos del sistema de gestión, habiéndose incluido al final de los mismos, y con una visión pedagógica, un cuestionario de valoración, el cual ha de permitir conocer el grado de cumplimiento de los aspectos más relevantes considerados. Para su correcta aplicación sería aconsejable que fuera cumplimentado de manera consensuada por un equipo de personas con formación preventiva y conocimiento de la legislación vigente.

 

Criterios de valoración de las respuestas a los cuestionarios

El criterio de valoración de los diferentes elementos del sistema preventivo, a través de la cumplimentación de los cuestionarios que acompañan a cada capítulo, permite diferenciar entre situaciones DEFICIENTES y MEJORABLES. Las situaciones DEFICIENTES reflejan un incumplimiento de las exigencias legales (respuesta negativa a la cuestión planteada), mientras que se consideran MEJORABLES aquellas que se refieren a un incumplimiento de las recomendaciones, aun no representando un incumplimiento reglamentario. Para facilitar la compresión de los cuestionarios se han diferenciado las exigencias legales, con un fondo oscuro, de aquellas que son recomendables, con un fondo claro. El incumplimiento de uno o varios aspectos del cuestionario considerados MEJORABLES permite considerar la situación global del capítulo/tema analizado como una situación también MEJORABLE. El incumplimiento (respuesta negativa) de uno solo de los aspectos reglamentarios debería reflejar una situación en términos globales del capítulo/tema analizado como DEFICIENTE. Cuando se incumplan varias cuestiones (en principio más de una) sobre exigencias reglamentarias, la situación en términos globales del capítulo analizado debería ser considerada como una situación MUY DEFICIENTE; aunque la consideración final de MUY DEFICIENTE quedaría en último término en manos de quienes realizan la evaluación, conocedores de la realidad empresarial analizada.

En resumen, ante cada afirmación planteada en cada uno de los cuestionarios, se pueden presentar las siguientes situaciones:

  1. La contestación a cualquiera de las cuestiones de grado de cumplimiento de forma afirmativa refleja que esa cuestión esta correctamente aplicada.
  2. La contestación negativa a algún requisito debe hacer reflexionar sobre lo que ello comporta, debiendo verificarse que realmente existe incumplimiento a lo preguntado. En la columna derecha se apuntan algunas indicaciones para aplicar las acciones correctoras necesarias. Dentro de las medidas correctoras, cuando éstas representan un incumplimiento a la reglamentación vigente, se ha hecho referencia al artículo y reglamento correspondiente y en tal caso, como se ha dicho, la carencia se considera DEFICIENTE. Cuando la respuesta sea negativa pero no exista incumplimiento reglamentario, la carencia, como se ha dicho, se considera MEJORABLE.

Veamos a continuación un ejemplo práctico de aplicación del criterio de valoración expuesto. Se considera el cuestionario cumplimentado perteneciente al capítulo Organización preventiva. Consulta y participación.

 

 

 

 

 

 

 



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